Deklaration

Erklärung über den Schutz personenbezogener Daten von Antragstellern

Visa Handling Services GmbH (nachfolgend kurz „VHS“ genannt) ist der Schutz Ihrer persönlichen Daten ein besonderes Anliegen. VHS ist in diesem Rahmen äußerst bemüht einen bestmöglichen Schutz im Hinblick auf die Erhebung, Bearbeitung und Nutzung personenbezogener Daten, welche im Rahmen der Umsetzung der erteilten Aufträge erforderlich ist, zu gewährleisten. VHS verarbeitet die Daten von Antragstellern daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003). Im Rahmen der nachstehenden Datenschutzinformation informiert Sie VHS über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen der gegenständlichen Website.

Die für die Visumsbeantragung erforderlichen personenbezogenen Daten der AntragstellerInnen werden von VHS mittels nicht automatisierter Vorgänge schriftlich erhoben. Nach erfolgter Prüfung auf Richtigkeit und  Vollständigkeit werden diese Daten in ebenfalls nicht automatisierter Form an die im entsprechenden Land zuständige behördliche Stelle zur weiteren Bearbeitung und Entscheidung übermittelt.

Verarbeitung, Übermittlung und Speicherung personenbezogener Daten.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch VHS erfolgt ausschließlich im Rahmen der Erfüllung der vertraglichen Pflichten gegenüber den AntragstellerInnen. Art und Umfang der Verarbeitung, Übermittlung und Speicherung der entsprechenden Daten richtet sich dabei nach den Anforderungen der zuständigen Visastelle. Auf die diesbezüglichen Anforderungen durch die Visastelle des jeweiligen Landes hat VHS keinen Einfluss wird Sie aber selbstverständlich vorab soweit möglich informieren.

VHS erhebt, verarbeitet, übermittelt oder speichert für eigene Geschäftszwecke sohin für Geschäftszwecke, die nicht in der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen (Erlangung eines Visums) oder der Abrechnung vertraglicher Leistungen gegenüber den AntragstellerInnen bestehen keine personenbezogenen Daten von AntragstellerInnen.

Es werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

Name; Anschrift und Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Fax, Website); Geburtsdatum; Staatsangehörigkeit; Geschlecht; Familienstand; Passnummer, Passausstellungsdatum, Passablaufdatum; Kategorie und Art des zu beantragenden Visums; Anzahl der Visumseinträge; Ankunft- und Abfahrtsdatum; Zweck der Reise; Reiseroute; sämtliche Daten bezüglich einer allfälligen Aufnahmeorganisation (Name und Kontaktdaten, wie Telefon, E-Mail, Fax, Website), aktueller bzw letzter Arbeitsplatz; Informationen über die Daten von vorherigen Reisen (sofern dies für ein Visum benötigt wird); Daten einer Auslandskrankenversicherung; Aufenthaltserlaubnis und Meldezettel in Österreich (bei Bürgern aus Nicht-EU/EWR-Staaten); unter Umständen bei langen Arbeits- oder Studienvisa eine Gesundheitsbescheinigung bezüglich des Nichtvorliegens einer HIV-Erkrankung; unter Umständen zur Befreiung von konsularischen Gebühren ein Behindertenstatus.

Personenbezogene Daten werden folgenden Personen bzw. Behörden offengelegt:

  • Russland: offizielles Visazentrum der russischen Botschaft;
  • Indien: offizielles Visazentrum der indischen Botschaft;
  • Konsulat/Konsularabteilung von China, Weißrussland, Mongolei, Iran, Vietnam, Usbekistan, Kenia, Sudan, Ghana. Aserbaidschan;

Büromitarbeiter und Dienstleiter der VHS; involvierte Banken für die Durchführung von Lastschriften; Steuerberatungskanzlei für die Erstellung des Jahresabschlusses; zu Eintreibungszwecken Inkassobüro, Rechtsanwaltskanzlei und Gerichte im Falle fruchtloser Einmahnung offener Forderungen; Bundesministerium für Finanzen (BMF) beispielsweise im Falle einer Außenprüfung.

Grundsätzlich erfolgen Offenlegungen durch VHS nicht an Dritte. In den vorangehend genannten Fällen ist eine Offenlegung durch VHS aber erforderlich.

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht länger aufbewahrt als dies für die jeweiligen Vertragserfüllungszwecke erforderlich ist. Daten werden sohin grundsätzlich nach Übermittlung an die zuständige Visumstelle (in der Regel nicht mehr als 14 Tage) gelöscht. Gründe für eine längere Aufbewahrung spezieller personenbezogener Daten sind abgabenrechtliche Aufbewahrungsfristen (in der Regel sieben Jahre nach Ende des Kalenderjahres) und zu Beweiszwecken im Streitfalle.

Sofern die Aufbewahrung nur auf einer Einwilligung beruht, kann die jederzeitige Löschung durch die AuftraggeberInnen verlangt werden.

Information zu Ihren Rechten

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Dafür wenden Sie sich bitte an VHS. Sollten Sie der Meinung sein, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständige Behörde in Österreich ist die Datenschutzbehörde.

Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten zu einem bestimmen Zweck eingewilligt haben (zum Beispiel da es sich um sensible Daten wie gesundheitsbezogene Daten handelt) so kann die auf der Einwilligung basierende Verarbeitung jederzeit von Ihnen widerrufen werden, ohne dass dies Einfluss auf andere Verarbeitungen Ihrer Daten hätte.